Es el conjunto de procesos para controlar el efectivo desde el cobro hasta el ingreso y la conciliación: recuento, custodia, recogida, transporte, procesamiento y reporting. Su objetivo es reducir costes ocultos (tiempo, errores y riesgo) y mejorar el control y la disponibilidad del efectivo.

Suele incluir recogida programada, traslado seguro con protocolos, trazabilidad (por ejemplo, GPS y monitorización) y cadena de custodia. En servicios profesionales, además, se incorporan rutas planificadas y medidas de seguridad y coberturas acordadas en contrato.

Reduce la manipulación del efectivo, estandariza los depósitos, mejora la trazabilidad y acelera la conciliación. El ahorro suele venir de dedicar menos tiempo a cierres y de reducir incidencias por descuadres. Para evidenciarlo, mida antes y después: minutos por cierre, incidencias y tiempo hasta ingreso.

Es la verificación, el recuento y la clasificación del efectivo para preparar el ingreso y el reporte. Es importante porque reduce discrepancias, mejora la calidad del dato y disminuye el tiempo que Finanzas dedica a investigar diferencias entre tienda, banco y contabilidad.

Suele convenir cuando hay varias sedes, depósitos frecuentes, riesgo en traslados internos o cuando el equipo invierte demasiado tiempo en preparar y llevar el dinero al banco. Si el efectivo está afectando a la productividad o al control, la externalización suele ser una palanca rápida de mejora.

Con una línea base y 4–5 KPIs: minutos diarios dedicados a tareas de efectivo, número de incidencias/descuadres, tiempo hasta ingreso, cumplimiento del SLA de recogidas y satisfacción operativa. Si no se mide antes, el ahorro se vuelve difícil de demostrar con rigor.

Además del coste en horas, aumenta la exposición a incidentes y reduce la trazabilidad. Un incidente puede convertirse en un problema operativo y reputacional. Por eso, en transporte profesional se priorizan protocolos, trazabilidad y planes de contingencia.

Sí. Un enfoque modular permite empezar por CIT/recogida, añadir después automatización (SafePoint) y, si es necesario, incorporar procesamiento y conciliación. Esto reduce fricción, facilita la adopción y permite demostrar resultados por oleadas.

Cobertura real y capacidad operativa, seguridad y trazabilidad, SLA claros, reporting útil para Finanzas, plan de contingencias, experiencia demostrable y un modelo modular que permita escalar con el crecimiento sin tener que rehacer procesos.